イチオシの電話代行サービスを選んで業績アップ!

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導入の流れ

電話代行サービスをスムーズに設置するため、申し込みから契約、導入の流れを前もって確認しておきましょう。

契約前にサービス内容を確認

電話代行サービスの導入は、まずサービス内容をしっかり吟味し、選ぶことからスタートします。基本的な電話対応をきちんと押さえているか、ネットショップや通販の受注対応を含むか、クレームの一次対応も行っているかなど、ニーズに合った業者を選ぶようにします。

サービスを選んだら、まず不在時の連絡先を設定。これは個人の携帯電話への連絡が一般的です。連絡方法は、携帯電話のほか、メールやFAXなどさまざま。

リアルタイムで不在電話に対応したいときには、ボイスワープで転送してもらうことも可能です。ボイスワープとは、固定電話から携帯電話へ転送できるNTTのサービスの1つで、別途契約が必要となります。

契約後はサービスを使いこなそう!

電話代行業者と契約したのなら、そのサービスをフルで活用するに限ります。電話代行サービスでは、不在時の連絡先として複数人を設定することもできます。

業者にもよりますが、例えば、自分以外の営業所の社員へ電話連絡をしてもらったり、複数台のパソコンや携帯に不在対応のメール連絡してもらったりすることも可能。マニュアルを設定し、かかってきた電話にオペレーターからこちらの要望通りの対応をしてもらうといった使い方もできます。

大切なのは、そのサービスが料金の中にすでに含まれているか、それとも別料金のオプションなのかを必ずチェックするということです。

目先の料金に惑わされず、自社が必要としているサービスがあるのかないのか。そのサービスの内容やクオリティは、コストと比較して割りにあっているのか。口コミでの評価には、どのようなことが書かれているのか。これらのことを、なるべく短い期間で確認していきましょう。

わからないことがあれば、面倒くさがらずにその都度、代行業者に質問すると良いでしょう。